An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei
Dr. Ulrich Keilmann
Foto: BS/privat
Dr. Keilmann leitet die Abteilung Überörtliche Prüfung kommunaler Körperschaften beim Hessischen Rechnungshof in Darmstadt.
Die Welt um uns herum verändert sich immer schneller. Eine öffentliche Verwaltung, die in dieser Welt bestehen will, muss sich laufend selbst erneuern. Die Digitalisierung ist dabei ein zentraler Baustein für eine erfolgreiche Erneuerung und Weiterentwicklung in der öffentlichen Verwaltung.
Für eine nachhaltige Aufgabenerfüllung in den Kommunen ist ein funktionierendes und effektives Finanzmanagement unabdingbar. Dennoch halten immer noch Kommunen an klassischen Bezahlverfahren oder auch am Druck und Versand von Bescheiden im Rathaus fest. Wir jedenfalls wollten es genau wissen und untersuchten bei 16 Kommunen, ob der Druck und der Versand von Bescheiden digital gegebenenfalls effektiver, effizienter und dabei auch kostengünstiger erfolgen kann. Dabei wurden zunächst ganz allgemein folgende drei gängige Verfahren mit deren Kosten analysiert und gegenübergestellt.
Das erste Verfahren betrifft den manuellen Druck und Versand in der Gemeindeverwaltung.
Das zweite Verfahren wickelt den Druck und Versand über ein Rechenzentrum ab.
Das dritte Verfahren ist ähnlich dem im Rechenzentrum. Es wird als individuelles Verfahren bezeichnet und nutzt insbesondere statt des lokalen Druckers vor Ort einen virtuellen Drucker im Rechenzentrum. Druck und Versand werden dann automatisch im Rechenzentrum des Anbieters vorgenommen.
In der Kostenanalyse haben wir folgendes Bild erhalten:
Insgesamt war festzustellen:
- Wer heute im Rathaus noch selbst druckt, kuvertiert und frankiert, um Bescheide zu versenden, handelt unwirtschaftlich.
- Beim Versand im Massenverfahren sind bereits ab etwa zehn Briefen die Kosten geringer als beim manuellen Druck und Versand im Rathaus. Ab 500 Briefen spart man so pro Brief etwa 1 Euro.
- Mit dem individuellen Verfahren macht man offensichtlich nichts falsch. Bereits ab dem ersten Brief mit nur einer einzigen Seite fährt man so am günstigsten.
Konkret wickelten in unserer Prüfung von den 16 geprüften Kommunen zwei Druck und Versand von Bescheiden noch ausschließlich manuell in der Verwaltung ab. Neun Kommunen nutzten für die Hauptläufe für Druck und Versand ein Rechenzentrum und erledigten kleine Stückzahlen manuell im Rathaus. Vier Kommunen nutzten zum Versand von Bescheiden ausschließlich den klassischen Druck und Versand über ein Rechenzentrum. Lediglich eine einzige Kommune nutzte generell das individuelle Verfahren. Völlig vorwurfsfrei erkennen wir daraus, dass der Weg zur digitalen Verwaltung noch recht weit sein kann. Fangen Sie besser heute als morgen an, ihre Verwaltung zu digitalisieren. Es führt ohnehin kein Weg daran vorbei und Sie sind zudem als Arbeitgeber bei jungen Nachwuchskräften attraktiver. Eine klassische Win-Win-Situation.
Lesen Sie mehr zu diesem Thema im Kommunalbericht 2024, Hessischer Landtag, Drucksache 21/1148 vom 11. Oktober 2024, S. 167 ff. Der vollständige Bericht ist kostenfrei unter rechnungshof.hessen.de abrufbar.